16.03.2018 - Digital Workplace

Einfach, schnell und transparent - Abwesenheiten per App fest im Blick

Kennen Sie das? Immer wieder gibt es Nachfragen oder Unstimmigkeiten, wo sich welcher Mitarbeiter gerade befindet. Egal ob Urlaub, Krankheit oder Dienstreise – eine App verschafft den Überblick.

Das Abwesenheitsportal von SPIRIT/21 basiert auf Microsoft SharePoint und unterstützt in einem ganzheitlichen Workflow die gesamte Urlaubs-, Krankheits- und Dienstreiseverwaltung. Abwesenheitszeiten werden einfach online eingegeben – gleich mit welchem Endgerät. Vorgesetzte, Personalabteilung und ggf. Kollegen werden automatisch per E-Mail informiert. Anträge können per Link direkt aus der E-Mail freigegeben werden. Durch Nutzung mobiler Endgeräte werden mögliche Barrieren abgebaut und die Prozesssicherheit gewährleistet

Sobald die Urlaubsanträge genehmigt worden sind, werden diese direkt in den Outlook-Kalender des Mitarbeiters eingetragen. Optional kann eine Abwesenheitsnotiz aktiviert werden. Somit ist der Kalender des Mitarbeiters stets aktuell-

Abwesenheitsverwaltung ganzheitlich in einem Workflow

Wird ein ein- oder zweistufiger Urlaubsworkflow benötigt? Arbeiten alle  Mitarbeiter im selben Bundesland oder müssen regionsspezifische Feiertage berücksichtigt werden? All dies kann im Mitarbeiterprofil des Abwesenheitsportals individuell festgelegt werden. Geben Sie an, ob ein oder zwei Vorgesetzte den Urlaub genehmigen müssen, tragen Sie das Bundesland ein, dessen Feiertage bei der Berechnung der Urlaubstage berücksichtigt werden sollen. Und legen Sie fest, ob weitere Personen informiert werden oder Lesezugriff erhalten sollen.

Verschiedene Ansichten, die jederzeit individuell hinzugefügt werden können, ermöglichen es, Anträge so anzeigen zu lassen, wie es am praktikabelsten ist. Beispielsweise können nur die Anträge selektiert werden, die bisher nicht genehmigt wurden, oder sie können nach dem verantwortlichen  Vorgesetzten oder der zuständigen Personalfunktion gegliedert werden.

Planungssicherheit und verschiedenste Auswertungsmöglichkeiten

Über eine Kalenderansicht kann sich jeder im Unternehmen über die Abwesenheiten im Kollegenkreis informieren. Je nach Berechtigung werden nur eigene Anträge, die der Kollegen/innen oder die aller Teammitglieder angezeigt. Dadurch wird eine optimale Ressourcenplanung gewährleistet.

Individuell zugeschnitten entwickelt SPIRIT/21 mit Hilfe von Power BI / Power Query hilfreiche Auswertungstabellen – nutzbar für jeden, tagaktuell und stets unter Berücksichtigung der jeweiligen Berechtigung.

Katja König

Katja König

Technical Lead SharePoint, Development Solutions, SPIRIT/21 - kkoenig@spirit21.com

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